Tugas Msdm

1.      UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI

Pengertian

Komunikasi adalah proses pemindahahan  pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Pemindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata – kata yang digunakan dalam percakapan,tetapi juga ekspresi wajah,intonasi,titik putus vocal dan sebagainya.

Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya tranmisi data tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan – keterampilanya tertentu ( membaca, menulis, mendengar, berbicara dll) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus
melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan
itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan

Konsep  unsur – unsur komunikasi  :

Sesuatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.Suatu sarana pengaliran informasi, dan
Suatu sistem bagi terjalinya komunikasi diantara individu – individu

Proses komunikasi Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda – beda

Model komunikasi yang paling sederhana

Pengirim ke Berita kePenerima

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, seperti di bawah ini :

Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan, yang Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan simbol-simbol, kemudian Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima,penerima menangkap simbol-simbol, dan Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan, dan Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.

Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan  keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain.

Komunikasi Organisasi Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Komunikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi dalam organisasi di pengaruhi oleh beberapa faktor khusus.
Raymond V.

Lesikar telah menguraikan 4  faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.    Saluran komunikasi formal,

2.    Struktur organisasi,

3.    Spesialisasi jabatan, dan

4.    Apa yang disebut Lesikar sebagai“ pemilikan informasi “.

Unsur – unsur komunikasi itu sendiri adalah :

Komuniakator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara,pengirimberitaatauorangyangmemberitakan.
2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan. 3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan,atausaran.
4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung.Dengan kata lain orang yang menerima berita.
5. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi. Kelima unsure komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsure tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsure tersebut.

1.      Aspek yang membuat komunikasi itu efektif dari level atas sampai level bawah

Fungsi arus komunikasi ke bawah ( Downward communication )

Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. 

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: 

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) 

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) 

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) 

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi  :

1. Metode tulisan 

2. Metode lisan 

3. Metode tulisan diikuti lisan 

4. Metode lisan diikuti tulisan

DAMPAK EFEKTIFITAS KOMUNIKASI ATASAN BAWAHAN  Dapat mengubah sikap bawahan  Dapat meningkatkan produktivitas bawahan  Dapat meningkatkan motivasi bawahan  Sebagai media sosialisasi perubahan kebijakan perusahaan  Menciptakan kepemimpinan yang optimal

Fungsi arus komunikasi ke atasan (Upward communication  )

Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. 

Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: 

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan 

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan 

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 

2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 

3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 

4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

2.      Contoh Studi kasus tentang pemecahan masalah komunikasi

Studi kasus terjadi dibagian food and beverage service di restaurant permasalahan dimulai ketika manager memimpin berifing kepada para bawahannya dan manager memarahi bawahanya didepan staff-staff yang lain dengan mengeluarkan kata-kata kasar  yang tidak enak didengar membuat staff jadi malu dan emosi sehingga staff tersebut melaporkan kejadian tersebut ke HRD permasalahan itu terjadi karena waiter tersebut sering dateng telat,ketelatanya melebihi dari standar waktu yang telah ditentukan misalnya harus dateng jam 3 sore tapi waiter tersebut dateng jam 4 atau jam 4.30 sudah pernah ditegur dengan baik oleh manager tersebut tapi waiter tersebut tetap selalu dateng telat sehingga para rekan kerjanya merasa malas bekerja dengan dia dan ketika hotel sedang sibuk banyaknya tamu yang lunch waiter tersebut tetap datengnya telat sehingga manager mengadakan briefing secara mendadak dan setelah menginfokan hal – hal yang penting mata manager menatap sinis dan mulai bertanya dengan nada tinggi dan memarahi dia.

Disini bisa disimpulkan adanya kesalahan gaya kepemimpinan manager tersebut memang bagus otoriter dan tegas tapi penyampain komunikasi tersebut tidak baik membuat waiter tersebut saki hati seharusnya dilakukan secara berdua, ditanya baik – baik jika masih mengulangi lagi gunakan warning latter atau laporkan ke HRD bukan diselsaikan seperti itu karena waiter tersebut sudah dewasa bisa buat dia selalu melawan dan image managerpun bisa jelek dimata para staff yang lainnya karena sifat arogannya.

Nama   : Tine Oktaviani

NIM    : 2010145005

TUGAS MICE (SKY LINE BLOCK CONVENTION)

   Tugas kelompok mice pbu 6

• Febi marice erni utan 2010145012
• Tine oktaviani            2010145005
• Andi acthor ar           2010145013

  1.Merencanakan ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.

      Acara berlangsung selama 4 hari, diantaranya ada acara pembuka dan penutup.

• Hal pertama yang harus kita perhatikan sebelum acara dilaksanakan :

·         Dalam menjalankan acara ini kita harus menentukan perencanaan ruang sidang / pertemuan untuk pembagian 4 komite agar berjalan dengan sesuai yang direncanakan. Berdasarkan keputusan dan pertimbangan bersama kita memilih class room style untuk lay out agar memberikan kemudahan bagi peserta.

·         Mempersiapkan peralatan yang diperlukan pada saat acara rapat berlangsung diantaranya kursi, meja (untuk stage), Meja mimbar atau podium (untuk sambutan-sambutan), platform dan peralatan audio visual (speaker, microphone, LCD dll).

·         Mempersiapkan peralatan penunjang antara lain seperti pemberian alat tulis (pulpen dan notebook)  alat tulis ini yang akan digunakan peserta selama meeting, air mineral berdampingan dengan water goblet serta disediakan cover glass, permen, tempat sampah dan bunga untuk hiasan di podium.

  

•  Hal kedua yaitu selama berlangsung acara tersebut diantara lain :

·         Mempersiapkan prosedur registrasi bagi peserta secara efektif baik menggunakan registration form sesuai dengan susunan abjad atau menggunakan komputer. Semua ini dilakukan untuk memastikan jumlah peserta dan kehadiran peserta  serta dalam pemberian kartu pengenal (name tag) dan buku panduan.

·         Menampilkan bulletin board untuk pemberitahuan informasi letak ruangan bagi peserta

Dan yang terakhir Setelah acara Dilaksanakan atau berlangsung panitia mempersiapkan diantara lainnya :

·         Tranportasi seperti bus untuk bagi para peserta dan komite untuk kembali ke tempat penginapan mereka.

2. Merencanakan penempatan akomodasi dan perencanaan menu makanan termasuk     permintaan-permintaan khusus dari peserta yang melakukan diet.

•  Merencanakan penempatan akomodasi diantaranya : Menyiapkan convention reservation form dalam pembagian akomodasi bagi para peserta karena peserta yang akan menghadiri acara merupakan jumlah yang banyak atau grup besar.

Shuttle Service                                                 Menyediakan Shuttle Service bagi para peserta yang berasal dari luar Indonesia, baik anggota tetap maupun para peninjau dan juga untuk menjemput dan mengantarkan peserta konvensi dari bandara ke tempat konvensi ke hotel maupun sebaliknya. Shuttle service dapat berguna untuk tour ke tempat – tempat yang terkait dengan paket konvensi.

·         

•    Merencanakan menu makanan untuk para peserta dan komite

-     para peserta diberikan makan 3 kali sehari yaitu breakfast dari jam 07.00-08.00 am, lunch dari jam 12.00-01.30 pm dan dinner dari jam 07.00-09.00 pm dan untuk para peserta yang diet mereka bisa memakan salad atau fruit serta snack yang low fat.

-  Coffee break yang diadakan dibanquet pada pagi hari jam 09.00-09.20 Am dan coffee break siang hari jam 02.00-02.20 pm dimana peserta dapat menikmati makanan dengan menu yang tidak terlalu banyak karbohidrat seperti roti bakar, muffin dan buah segar ditambah kopi non-caffeine dan teh panas. Peserta dapat menikmati dengan Makanan yang telah disediakan. 

3. Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris. Konvensi akan berlangsung selama 2 hari dan kegiatan rekreasi akan dilakukan pada pagi hari ketiga setelah breakfast, peserta akan dibawah ke tempat-tempat bernuansa Indonesia sekalian mempromosikan negara kita. Panitia dapat mengajak para peserta yang sebagian kecil diikuti istri dan sekretarisnya ke Taman Mini Indonesia dan ke Mall Of Indonesia.

Jadwal kegiatan untuk para peserta dan pendamping di hari ke 3 dan ke 4 mereka diberi kebebasan untuk melakukan rekreasi yang tempatnya sudah ditentukan oleh para panitia konvensi diantaranya :

 

Hari Ke Tiga   

Tujuan Pertama

  Tempat    : Taman Mini Indonesia Indah Jakarta

  Pukul       : 09.00-15.00 WIB

 

Tujuan Kedua

  Tempat    : Mall Of Indonesia

  Pukul       : 16.30- 20.00 WIB

 

4. Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.

    Rencana yang sudah kita rancang adalah para peserta mendatangkan tempat-tempat rekreasi agar para peserta mengenal kebudayaan Indonesia dengan diadakannya tour. Agar Kegiatan ini memberi kesan positif dihati para peserta dan akan ragamnya budaya Indonesia, bagi para peserta yang baru pertama kali mengikuti konvensi yang diadakan di Jakarta-.

5.  Keputusan final penggunaan Sky Line Block sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara      yang logis dan konkrit serta menarik.

Kami sebagai pihak skyline block convention akan mengurus peserta Regional Scientific Meeting dari tiba di bandara sampai pulang di bandara Soekarno Hatta. Dari hari pertama kami akan menjemput peserta dengan menggunakan bis pariwisata. Bis ini menjadi akomodasi transportasi selama peserta berada di Indonesia. Dari bandara Soekarno Hatta, kami akan mengantar peserta menuju Hotel. Di hotel juga menyiapkan Full Board dimana tamu bisa menikmati Breakfast, lunch dan dinner. Kami juga menyiapkan menu khusus salad bagi peserta yang melakukan diet. Sesampainya disana, kami menyediakan tempat pendaftaran untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan sambil menikmati welcome drink yang disediakan. Kami telah menyiapkan 45 kamar untuk 90 orang.dengan asumsi kami akan menyediakan kamar tambahan apabila ada pendamping dari peserta. Kemudian kami langsung mengajak peserta menuju Skyline Block Convention untuk mengikuti acara pembukaan dari Regional Scientific Meeting dengan tata ruang yang sudah dirancang sedemikian rupa.

Kami juga menyiapkan rekreasi bagi peserta di hari ketiga, kami adakan kunjungan ke Taman Mini Indonesia Indah dan mall of Indonesia dalam rangka refreshing bagi peserta yang mungkin sedikit jenuh mengikuti meeting. Disana terdapat gambaran kecil budaya dan kultur yang berada di berbagai pelosok tanah air dan para peserta juga melakukan wisata belanja.