TUGAS MICE (SKY LINE BLOCK CONVENTION)

   Tugas kelompok mice pbu 6

• Febi marice erni utan 2010145012
• Tine oktaviani            2010145005
• Andi acthor ar           2010145013

  1.Merencanakan ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.

      Acara berlangsung selama 4 hari, diantaranya ada acara pembuka dan penutup.

• Hal pertama yang harus kita perhatikan sebelum acara dilaksanakan :

·         Dalam menjalankan acara ini kita harus menentukan perencanaan ruang sidang / pertemuan untuk pembagian 4 komite agar berjalan dengan sesuai yang direncanakan. Berdasarkan keputusan dan pertimbangan bersama kita memilih class room style untuk lay out agar memberikan kemudahan bagi peserta.

·         Mempersiapkan peralatan yang diperlukan pada saat acara rapat berlangsung diantaranya kursi, meja (untuk stage), Meja mimbar atau podium (untuk sambutan-sambutan), platform dan peralatan audio visual (speaker, microphone, LCD dll).

·         Mempersiapkan peralatan penunjang antara lain seperti pemberian alat tulis (pulpen dan notebook)  alat tulis ini yang akan digunakan peserta selama meeting, air mineral berdampingan dengan water goblet serta disediakan cover glass, permen, tempat sampah dan bunga untuk hiasan di podium.

  

•  Hal kedua yaitu selama berlangsung acara tersebut diantara lain :

·         Mempersiapkan prosedur registrasi bagi peserta secara efektif baik menggunakan registration form sesuai dengan susunan abjad atau menggunakan komputer. Semua ini dilakukan untuk memastikan jumlah peserta dan kehadiran peserta  serta dalam pemberian kartu pengenal (name tag) dan buku panduan.

·         Menampilkan bulletin board untuk pemberitahuan informasi letak ruangan bagi peserta

Dan yang terakhir Setelah acara Dilaksanakan atau berlangsung panitia mempersiapkan diantara lainnya :

·         Tranportasi seperti bus untuk bagi para peserta dan komite untuk kembali ke tempat penginapan mereka.

2. Merencanakan penempatan akomodasi dan perencanaan menu makanan termasuk     permintaan-permintaan khusus dari peserta yang melakukan diet.

•  Merencanakan penempatan akomodasi diantaranya : Menyiapkan convention reservation form dalam pembagian akomodasi bagi para peserta karena peserta yang akan menghadiri acara merupakan jumlah yang banyak atau grup besar.

Shuttle Service                                                 Menyediakan Shuttle Service bagi para peserta yang berasal dari luar Indonesia, baik anggota tetap maupun para peninjau dan juga untuk menjemput dan mengantarkan peserta konvensi dari bandara ke tempat konvensi ke hotel maupun sebaliknya. Shuttle service dapat berguna untuk tour ke tempat – tempat yang terkait dengan paket konvensi.

·         

•    Merencanakan menu makanan untuk para peserta dan komite

-     para peserta diberikan makan 3 kali sehari yaitu breakfast dari jam 07.00-08.00 am, lunch dari jam 12.00-01.30 pm dan dinner dari jam 07.00-09.00 pm dan untuk para peserta yang diet mereka bisa memakan salad atau fruit serta snack yang low fat.

-  Coffee break yang diadakan dibanquet pada pagi hari jam 09.00-09.20 Am dan coffee break siang hari jam 02.00-02.20 pm dimana peserta dapat menikmati makanan dengan menu yang tidak terlalu banyak karbohidrat seperti roti bakar, muffin dan buah segar ditambah kopi non-caffeine dan teh panas. Peserta dapat menikmati dengan Makanan yang telah disediakan. 

3. Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris. Konvensi akan berlangsung selama 2 hari dan kegiatan rekreasi akan dilakukan pada pagi hari ketiga setelah breakfast, peserta akan dibawah ke tempat-tempat bernuansa Indonesia sekalian mempromosikan negara kita. Panitia dapat mengajak para peserta yang sebagian kecil diikuti istri dan sekretarisnya ke Taman Mini Indonesia dan ke Mall Of Indonesia.

Jadwal kegiatan untuk para peserta dan pendamping di hari ke 3 dan ke 4 mereka diberi kebebasan untuk melakukan rekreasi yang tempatnya sudah ditentukan oleh para panitia konvensi diantaranya :

 

Hari Ke Tiga   

Tujuan Pertama

  Tempat    : Taman Mini Indonesia Indah Jakarta

  Pukul       : 09.00-15.00 WIB

 

Tujuan Kedua

  Tempat    : Mall Of Indonesia

  Pukul       : 16.30- 20.00 WIB

 

4. Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.

    Rencana yang sudah kita rancang adalah para peserta mendatangkan tempat-tempat rekreasi agar para peserta mengenal kebudayaan Indonesia dengan diadakannya tour. Agar Kegiatan ini memberi kesan positif dihati para peserta dan akan ragamnya budaya Indonesia, bagi para peserta yang baru pertama kali mengikuti konvensi yang diadakan di Jakarta-.

5.  Keputusan final penggunaan Sky Line Block sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara      yang logis dan konkrit serta menarik.

Kami sebagai pihak skyline block convention akan mengurus peserta Regional Scientific Meeting dari tiba di bandara sampai pulang di bandara Soekarno Hatta. Dari hari pertama kami akan menjemput peserta dengan menggunakan bis pariwisata. Bis ini menjadi akomodasi transportasi selama peserta berada di Indonesia. Dari bandara Soekarno Hatta, kami akan mengantar peserta menuju Hotel. Di hotel juga menyiapkan Full Board dimana tamu bisa menikmati Breakfast, lunch dan dinner. Kami juga menyiapkan menu khusus salad bagi peserta yang melakukan diet. Sesampainya disana, kami menyediakan tempat pendaftaran untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan sambil menikmati welcome drink yang disediakan. Kami telah menyiapkan 45 kamar untuk 90 orang.dengan asumsi kami akan menyediakan kamar tambahan apabila ada pendamping dari peserta. Kemudian kami langsung mengajak peserta menuju Skyline Block Convention untuk mengikuti acara pembukaan dari Regional Scientific Meeting dengan tata ruang yang sudah dirancang sedemikian rupa.

Kami juga menyiapkan rekreasi bagi peserta di hari ketiga, kami adakan kunjungan ke Taman Mini Indonesia Indah dan mall of Indonesia dalam rangka refreshing bagi peserta yang mungkin sedikit jenuh mengikuti meeting. Disana terdapat gambaran kecil budaya dan kultur yang berada di berbagai pelosok tanah air dan para peserta juga melakukan wisata belanja.